無料ツールでここまでできる！AI活用した採用プロセスの実現で“応募受付〜面接調整”を自動化する方法

「候補者に連絡をし忘れていた」
「面接日程の調整だけで半日が終わった」
「スカウトや候補者対応で半日が終わった」

そんな経験、ありませんか？
採用担当者の仕事の多くは、“判断よりも事務作業”が多いのが現実。

しかし実はこの事務作業の8割は、ChatGPTとGoogleツールだけで多くが自動化できてしまうんです。

この記事では、採用DXの第一歩として始めやすい「応募受付～面接調整」を自動化する具体的な手順を紹介します。

採用業務は「繰り返し作業」の宝庫

採用活動を思い返すと、手間のかかる作業が多いですよね。

• 応募者への返信メール対応
• 候補者毎の選考日程調整
• スプレッドシートやEXCELへの転記／更新
• 選考ステータスの更新
• 書類の格納

これらはすべて定型的な業務。つまり、「ルール化」さえできれば、ツールに任せることができます。
しかも、ChatGPTとGoogleツールを組み合わせれば1時間で環境構築が可能。複雑な設定やシステム導入は不要です。

ステップ①：Googleフォームで応募受付を自動化

まずは応募の受付から。Googleフォームを使えば、求人媒体や自社サイトに埋め込み、応募者の情報を自動でスプレッドシートに蓄積できます。

入力項目の例

• 名前 - メールアドレス - 希望職種 - 履歴書・職務経歴書の添付

送信ボタンを押すと、その内容がスプレッドシートに自動反映されます。メールの転記も、データ入力も不要です。また、GASを活用すれば指定したGoogleドライブへ書類が自動保存されますし、保存したファイルのURLを自動でスプレッドシートに記入も可能です。AIを活用することで書類選考もステータス更新も自動化が実現。これだけで、応募受付のミスゼロ＋工数ゼロが実現します。

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ステップ②：ChatGPTでメール返信を自動生成

応募が届いたら次は返信。スプレッドシートに応募者情報が登録されたら、ChatGPTに自動で文面を生成させます。

たとえば、以下のようなプロンプトを設定するだけ。

ChatGPTはこの情報をもとに、数秒で丁寧なメール文を生成します。「お忙しい中ご応募ありがとうございます」といった自然な表現も自動で含まれます。

さらにGoogleスプレッドシートの拡張機能（GAS）を使えば、
応募を検知 → ChatGPTに送信 → 返信文を自動生成 → Gmailで送信
という流れまで、完全自動化できます。

ステップ③：Googleカレンダー連携で面接調整も自動化

候補者との日程調整も、Googleカレンダーで自動化できます。 面接担当者の空き時間をカレンダーから取得し、候補者に自動で提示する仕組みを組めば、「この日空いてますか？」という往復メールが不要に。

ChatGPTを使えば、候補者に送る日程案内メールも自動で生成できるため、担当者は「最終確認」だけでOK。

これにより、日程調整にかかる時間を約80％削減できます。
また、GASを活用すると、確定した面接日をスプレッドシートに自動で入力され、面接日の前日や当日にリマインドメールの送信も可能です。面接辞退率を防ぐ施策にもなりえます。

ステップ④：進捗管理も自動で“見える化”

スプレッドシート上で「書類選考中」「面接済み」「内定」などのステータスを設定しておけば、ChatGPTに「進捗を一覧でまとめて」と指示するだけで、レポート形式に自動整形も可能です。

さらにSlackやChatで通知連携すれば、

• 新しい応募が来たらSlack通知
• 面接日確定時に自動アラート

など、日常業務の中で自然に進行を把握できます。

費用ゼロ・1時間設定で始められる採用自動化

これらの仕組みはすべて無料のGoogleツール＋ChatGPTの無料プランで実装できます。
社内承認や予算申請も不要。「とりあえず試してみる」だけで、業務の効率化を実感できるはずです。

たった1時間の設定で、「応募受付」「返信」「日程調整」までがワンクリックに。

小さな自動化の積み重ねが、採用担当者の時間を取り戻します。

AIによる具体的な削減時間

応募受付・返信・日程調整が自動化されるだけで、採用担当者の“毎日の時間の使い方”は大きく変わります。
まずは小さな一手から。無料ツールでも十分に成果が出せることを、ぜひ実感してみてください。

最後に

💡応募受付・返信・面接調整まで、すべて無料ツールで“1時間設定”から自動化できる方法をまとめました。
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